Gestione documentale e dei processi aziendali con Workflow: Globe
La piattaforma di archiviazione e gestione documentale e dei processi aziendali con workflow.

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Globe è l'innovativa piattaforma software per la gestione intelligente di processi ed informazioni legati ai documenti, la dematerializzazione e l'archiviazione di tutti i documenti aziendali. 

Globe supera il concetto tradizionale di documentale, considerato solamente un contenitore di documenti: la soluzione è in grado di dare vita al documento, attribuendo primaria importanza alle informazioni in esso contenute e sfruttandole al massimo per garantire la miglior efficienza.

Grazie a Globe, oltre a poter dematerializzare tutti i tuoi documenti cartacei, potrai ricercare e trovare facilmente il documento giusto al momento giusto, analizzare informazioni ed organizzare e gestire i processi documentali coinvolgendo anche attori esterni all’azienda (ad esempio clienti e fornitori),anche quando sei fuori sede.

Le fonti da cui Globe è in grado di reperire i documenti sono molteplici: file system, scanner, connettori email o pec, mondo office, client di posta elettronica, stampante virtuale, webservices, drag & drop da cartelle locali o in rete, da client e-mail ecc..

Globe è disponibile in 3 modalità:

  • Applicazione Windows tradizionale, che non richiede installazione (run-time) ed è compatibile con gli ambienti Citrix, Terminal Server e VDI.
  • Applicazione Web, fruibile dai più comuni browser: Firefox, Chrome, etc.
  • Applicazione APP, fruibile da dispositivi mobili Smartphone e Tablet.

 

Acquisire, Indicizzare, Archiviare, Ricercare: con Globe puoi. Anche con barcode.

Globe permette di acquisire ed indicizzare in maniera automatica qualsiasi documento gestitito nel sistema informativo aziendale o al di fuori di esso come documenti del ciclo attivo, ciclo passivo, commerciale, produzione, qualità, manualistica, documenti direzionali, gestione personale ecc... Questa innovativa soluzione di gestione documentale permette inoltre l'acquisizione e archiviazione digitale di documenti con l'utilizzo dei barcode. Globe è infatti in grado di riconoscere un eventuale codice a barre apposto sul documento, al fine di associare automaticamente l'immagine scansionata al record di registrazione o di carico presente nel sistema informativo.

Consente di salvare tutti i documenti aziendali utilizzando logiche maggiormente strutturate rispetto alla gestione tradizionale:

  • chiavi di ricerca,
  • informazioni aggiuntive
  • allegati
  • eventi

Permette inoltre di gestire la data di scadenza/validità dei documenti ed impostare alert e workflow automatici, che si innescano una volta giunti in prossimità della scadenza del documento.
 

Tutti i documenti e le relative informazioni ad essi associate, saranno fra loro collegati per agevolarne la navigazione ed il reperimento (Link e Dossier)

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Flessibilità, Integrazione e Produttività. Mappatura e controllo di tutti i processi di gestione dei documenti.

Questa soluzione di gestione documentale, è in grado di adattarsi all'organizzazione ed integrarsi con le applicazioni di business già presenti all'interno dell'azienda, rendendo più snelli e controllati i processi documentali.

Globe archivia, organizza, gestisce ed invia tutti i documenti aziendali, fornendo uno strumento di controllo e mappatura di tutti i processi di gestione dei documenti stessi.
Mette a disposizione un potente motore di ricerca per recuperare, in maniera istantanea, i documenti necessari e rende i flussi aziendali veloci e snelli, permettendo così di raggiungere nuove economie di gestione, eliminando gli sprechi e aumentando la produttività. 

Ogni utente sarà guidato nell'eseguire le attività a lui assegnate, rispettando l'ordine e il momento richiesti dal processo (Gestione di Workflow)

Globe è il software di gestione documentale che semplifica l'invio di qualsiasi documento, utilizzando i canali digitali più diffusi: E-mail, PEC, Link, Portale, Postalizzazionr con provider estaerni, Fax.

Dataview: cruscotti e indicatori per esplorare i dati ef effettuare interrogazioni in maniera facile ed intuitiva

Permette inoltre di rappresentare in forma grafica interattiva qualsiasi informazione presente al suo interno o nel sistema informativo aziendale, mettendo così a disposizone di ogni utente gli indicatori necessari per tenere sotto controllo ed analizzare i processi aziendali: DataView.

I Data View permettono di rappresentare in forma grafica e interattiva le informazioni presenti sia nelle chiavi dei documenti sia in fonti dati esterne, creando dei cruscotti o degli indicatori in modo semplice ed intuitivo. L’utente può “esplorare” i dati scegliendo quanto entrare nel dettaglio, grazie ai livelli di esplosione multipli dei grafici, ed applicare dei filtri, per analizzare solamente degli specifici sottoinsiemi di dati. I Data View possono essere agganciati ai Dossier (creando così dei grafici collegati ad un determinato cliente/fornitore, ad esempio) ed alle tipologie documento (ad esempio potrei creare un grafico collegato ad una Non conformità).

Globe fornisce all'utilizzatore finale un'esperienza d'uso gradevole e di facile apprendimento. Una corretta gestione elettronica dei documenti costituisce la chiave per una migliore e più efficiente organizzazione delle attività di qualsiasi ente o impresa.

Globe non si limita ad archiviare i documenti, ma li valorizza e li rende elementi attivi all’interno dell’azienda stessa.

Globe infatti archivia, organizza, gestisce e invia tutti i documenti aziendali, portando ad un notevole risparmio di tempo e denaro e fornendo inoltre uno strumento di controllo e mappatura di tutti i processi di gestione dei documenti stessi.

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Lavorare meno e con più efficienza: passa a Globe la gestione documentale e dei processi non è mai stata così facile

  • Lavorare meno e con più efficienza: Globe è stato progettato in modo da potersi integrare in modo ottimale con il software gestionale presente in azienda, sia esso su base Microsoft che su ambienti tradizionali come AS/400 con interfaccia a caratteri.
  • Gestione del Ciclo attivo senza intervento da parte degli utenti
  • Gestione del Ciclo passivo: i documenti del ciclo passivo possono essere acquisiti tramite una notevole quantità di periferiche e sistemi di cattura.
  • Riconoscimento barcode e OCR: il riconoscimento dei caratteri e la lettura automatica dei codici a barre mediante software OCR sono strumenti integrati, per poter indicizzare i documenti e agganciarli alle registrazioni del software gestionale
  • Web Services: l’application server di Globe è stato implementato utilizzando la tecnologia dei Web Services, e quindi tutte le funzionalità di Globe sono richiamabili da applicazioni esterne
  • Integrazione perfetta  con il mondo esterno: Posta, fax e providers
  • Gestione multi societaria
  • Workflow integrato e gestione integrata organigramma
  • Conservazione sostitutiva: Globe lega l’aspetto della conservazione sostitutiva a service provider certificati che forniscano le maggiori garanzie in fatto di affidabilità e di competenza con un modulo di esportazione dei documento verso i service provider, in modo da garantire la massima facilità e flessibilità per questo tipo di operazione.

Oltre che dal tradizionale client Windows o da client web, Globe è fruibile anche tramite App, sia da smartphone che da tablet. Grazie all’App Globe hai sempre a disposizione tutti i tuoi documenti, ovunque tu sia, nell’esatto momento in cui hai bisogno di consultarli ed interagire con essi. L’App è disponibile sia per Android che per iOS e può essere scaricata dal Play Store o dall’App Store

Anche dall’App è possibile consultare i DataView, come nel Globe Client.

Requisiti minimi Globe App Android:

  • Android ver 7 Nougat o superiore
  • Collegamento a internet (per la prima installazione e gli update successivi)
  • Fotocamera
  • Accesso al Google Play Store
  • Almeno 2 GB di RAM (consigliati 4 GB) Requisiti minimi Globe App iOS:
  • iOS 12.2
  • Collegamento a internet (per la prima installazione e gli update successivi)

Accesso all’App Store Per garantire sempre la massima sicurezza nella gestione dei documenti aziendali, per l’utilizzo dell’APP Globe è inoltre prerequisito necessario possedere un certificato SSL rilasciato da una authority riconosciuta (es. RapidSSL).

Prerequisiti Client:
Microsoft Windows 7, Windows 8 e 8.1, Windows 10

Prerequisiti Globe Server:
La soluzione si compone di una parte server che viene installata in ambiente Windows Server release 2016 o superiore.

  • Physical/Virtual CPU: 2 CPU 2.8 GHz
  • RAM: 4 Gb
  • Spazio su disco fisso: 60 Gb
  • Tipo di hard disk: SATA, SAS, SSD

Per quanto riguarda il Database:

  • Physical/Virtual CPU: 4 CPU 2.8 GHz
  • RAM: 8 Gb
  • Spazio su disco fisso: 40 Gb
  • Disco dati: 100 Gb (dipende dalla dimensione del database, quindi è collegato al numero di documenti)
  • Tipo di hard disk: SAS, SSD
  • SO Database Server: WIndows Server release 2016 o superiore.
  • DBMS: SQL server 2016 o superiore

Perchè scegliere Globe come software per la gestione dei documenti e dei processi in azienda? Tutti i vantaggi e benefici.

I vantaggi offerti da Globe si possono apprezzare già dopo pochi giorni dalla sua installazione:

• Globe è in grado di integrarsi con qualsiasi ERP, gestionale e sistema informativo già presente in azienda, comunicando e scambiando in modo automatico informazioni e documenti con altri prodotti software. In questo modo avrai un unico punto d'accesso a tutti i documenti aziendali.

• Tramite un semplice ma potente ambiente di configurazione si adatta in tempi rapidissimi a qualsiasi realtà aziendale.

• Globe è stato pensato per garantire la massima sicurezza in tutte le operazioni che coinvolgono i documenti aziendali, anche in ottica di conformità con quanto previsto dal GDPR.

Flessibilità di utilizzo: disponibile come applicazione desktop, App per smartphone e tablet e fruibile da web browser.

• Impatto organizzativo: aumento della produttività, miglioramento della collaborazione, taglio di costi e sprechi, pieno controllo sullo stato di avanzamento delle attvità.

Gestione dei processi: Globe ti permette di mappare, gestire e monitorare in modo semplice, automatizzato e controllato tutti i processi legati ai documenti aziendali, anche quelli più complessi.

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Gestione di Workflow

Globe include un potente strumento di Workflow completamente configurabile, che permette di gestire i processi aziendali, guidando gli utenti nell’esecuzione tempestiva e corretta delle attività richieste, anche da mobile.
Gli utenti possono interagire con lo strumento attraverso tutti i mezzi di comune utilizzo: e-mail, tablet, smartphone, web ecc.

É possibile gestire processi con attività sequenziali o parallele, prevedendo la delega automatica ed eventuali solleciti automatici su attività in attesa. Ogni responsabile può assegnare o delegare le attività in carico ai suoi collaboratori.

Se necessario è inoltre possibile creare dei processi che richiedano l’interazione esterna da parte dei business partner dell’azienda.
Il motore di Workflow di Globe include un tool di rappresentazione grafica dei flussi, che permette di visualizzare in modo semplice ed immediato la configurazione e lo stato di avanzamento dei flussi di lavoro.

Lavorare meno e con più efficienza: Globe è stato progettato in modo da potersi integrare in modo ottimale con il software gestionale presente in azienda, sia esso su base Microsoft che su ambienti tradizionali come AS/400 con interfaccia a caratteri.

Add On per Dynamics NAV.

Con Globe puoi catalogare ed archiviare, i principali documenti prodotti e registrati in NAV, gestendone anche la sicurezza, il flusso dei processi (workflow),la distribuzione, la firma digitale. Grazie alle potenzialità di Globe e del relativo AddOn di Dynamics NAV è possibile avviare direttamente da Dynamics NAV i processi di archiviazione.

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Add On per ACG

Con Globe puoi catalogare ed archiviare, i principali documenti prodotti e registrati in ACG, gestendone anche la sicurezza, il flusso dei processi (workflow),la distribuzione, la firma digitale. Grazie alle potenzialità di Globe e del relativo AddOn per ACG è possibile avviare direttamente da ACG i processi di archiviazione.Tutti i documenti emessi da ACG entrano immediamente in GLOBE, in particolare in fase di stampa e quando viene creato un PDF. E' possibile visualizzare tutti documenti creati in ACG ed archiviati in Globe direttamente da ACG. Potrete quindi liberare le scrivanie da tutti i documenti: per esempio sarà possibile visualizzare i DDT fornitori mentre si registra la fattura d'acquasto in ACG. Lo stesso vale per i documenti ricevuti relativi ad un documento emesso come la conferma d'ordine. La tipologia ed il numero di documenti ricevuto sono configurabili. Globe permette di allegare a ciascun documento la propria copia firmata tramite lettura di barcode. Globe è in grado di riconoscere un eventuale barcode apposto nel documento, al fine di associare automaticamente l'immagine scansionata al record di registrazione o di carico presente in ACG.

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Oggi i documenti sono tutte le informazioni vitali per la tua impresa: fatture, bolle, e-mail ma anche immagini, video, audio. Come puoi gestirli con intelligenza? "Document intelligence" significa un nuovo modo di organizzare flussi e processi per risparmiare e liberare il tuo tempo così da poter realizzare nuove imprese! Globe introduce questa novità di concetto appunto di "Document Intelligence", oltre la classica e semplice Archiviazione documentale.

Storie e Progetti di successo per la digitalizzazione dei documenti e dei processi

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ZUCCHETTI RUBINETTERIA: un progetto di Gestione Elettronica dei Documenti con Globe. L'evoluzione della Gestione Documentale, ovvero come organizzare i dati dell’azienda, facilitarne il reperimento, evitare dupliche ed errori risparmiando tempo e denaro. Leggi la storia

AVIMATIC: dall'Archiviazione Elettronica alla Document Intelligence con GLOBE. Avimatic un’azienda specializzata in lavorazioni meccaniche di elevata precisione, ha scelto GLOBE, l'innovativa piattaforma software per l'archiviazione e la gestione elettronica di tutti i documenti aziendali. Leggi la storia

PUNTO SERVICE: dall'Archiviazione elettronica alla Document Intelligence. Condivisione e workflow con GLOBE. Come GLOBE ha contribuito nel miglioramento nella condivisione delle informazioni e nel supporto dei flussi di lavoro (workflow operativi). Leggi la storia

MSA: la Gestione Documentale garantisce l'univocità del dato e la correlazione delle informazioni. Quattro chiacchere sulla Gestione Documentale con il Dott. Davide Camera, responsabile IT di MSA, azienda specializzata nella produzione di ammortizzatori. Leggi la storia

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