La Firma Digitale Biometrica per le agenzie viaggi: vantaggi per le agenzie e per i loro clienti

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L’attività di una qualsiasi agenzia viaggi è caratterizzata dalla continua creazione di elevate quantità di documenti e dal loro processo. La maggior parte di questi documenti necessita la firma da parte del cliente prima della conseguente elaborazione.

È tempo di vacanze e le agenzie viaggi sono al culmine della loro attività. La qualità del servizio, l’immagine verso il cliente e l’efficienza devono essere mantenuti sempre ai massimi livelli, anche in presenza dei picchi di lavoro. Questi elementi, infatti, oltre ovviamente alla qualità e al corretto prezzo dell’offerta, sono le basi per poter essere competitivi in questo mercato.

L’attività di una qualsiasi agenzia viaggi è caratterizzata dalla continua creazione di elevate quantità di documenti e dal loro processo. La maggior parte di questi documenti necessita la firma da parte del cliente prima della conseguente elaborazione, che consiste in un successivo processo o nella trasmissione del documento o nel suo inserimento nella gestione documentale fino all’archiviazione definitiva. È, quindi, evidente che le agenzie abbiano la necessità di semplificare e snellire quanto più possibile tutti i processi al fine di ridurre al massimo i tempi di attesa dei clienti ed aumentare la loro soddisfazione.

È perciò fondamentale che le agenzie viaggi dispongano di un sistema informativo completamente integrato e digitalizzato per soddisfare queste esigenze.

Ma la realtà è che normalmente le agenzie viaggi sono costrette a gestire lunghi, contorti e spesso frammentati flussi dei processi documentali. Infatti, moltissimi documenti, anche se creati digitalmente, vengono poi trasformati in cartacei per consentire le firme dei clienti, spesso anche in più copie, e quindi ritrasformati in digitali attraverso operazioni di scansione per riprendere il proprio percorso informativo gestionale completo. È un percorso che crea perdite di tempo e costringe ad attività manuali che, per loro natura, comportano l’introduzione di possibili errori. Non raramente, entrando in un’agenzia viaggi, si notano scrivanie piene di documenti cartacei, che vengono prodotti, ad esempio, per proposte di viaggi, per contratti relativi all’acquisto di pacchetti turistici, e soprattutto per consensi per il trattamento dei dati personali dei viaggiatori. Ma quanti di questi documenti vengono stampati esclusivamente per essere firmati dal cliente prima che possano riprendere il loro iter digitale nel sistema informativo?

Fortunatamente la tecnologia mette a disposizione nuove ed efficaci soluzioni hardware e software. L’adozione della Firma Digitale Biometricaè la soluzione con valore legale, che permette di semplificare, velocizzare, ottimizzare e mettere in sicurezza i processi legati a questi documenti, permettendo di ottenere, contemporaneamente, una sensibile riduzione dei costi.

La Firma Digitale Biometrica o Firma Grafometrica è il tipo di firma elettronica che più si avvicina a quella tradizionale con cui vengono firmati i documenti cartacei e ne produce i medesimi effetti. L’utente appone la sua firma autografa tramite un pennino su di un dispositivo elettronico intelligente in maniera del tutto naturale, come se lo stesso facendo su un documento cartaceo. Il dispositivo rileva i dati biometrici della firma come il movimento, la velocità, la posizione GPS, la pressione di ogni singolo punto del tratto del pennino e li codifica in modo protetto, creando un’associazione tra documento e firma.

I grandi vantaggi offerti da una soluzione di Firma Grafometrica sono molteplici ed evidenti. Non è, ad esempio, più necessario produrre i documenti cartacei e poi trasformarli in digitali, ma viene creato direttamente un documento elettronico nel rispetto delle normative in vigore, con firma autografa. Il tal modo vengono azzerati tutti i costi legati alla carta, al toner, all’usura delle stampanti, alla scansione, all’archiviazione.

Ma altrettanto importante, anche se meno intuitivo ad un primo esame, è l’abbattimento di numerosi costi indiretti. I documenti firmati sono immediatamente disponibili al Sistema Informativo aziendale per il loro proseguo del flusso documentale. Ne consegue la semplificazione e la riduzione dei tempi dei processi che riguardano questi documenti. Inoltre, riducendo la manualità, si riduce la possibilità di errore umano. Diminuiscono, quindi, in generale i costi globali, che, oltre a generare un vantaggio economico per l’agenzia, possono andare, in ultima analisi, a beneficio dei clienti. ( Tutti i vantaggi della Firma Biometrica)

Non sono da sottovalutare neppure i vantaggi che possono scaturire da una migliore immagine verso il cliente, che non vede più le scrivanie della sua agenzia sommerse da una confusionaria mole di carta, che non incappa più in problemi di attese per la produzione dei documenti da firmare - pensiamo alle code di documenti da stampare nei momenti di punta o ad una improvvisa indisponibilità della stampante - e, soprattutto, che ha la consapevolezza di aver scelto un fornitore moderno, tecnologico, attento all’impatto ambientale ed efficiente.

La generale soddisfazione del cliente ne beneficia sicuramente!

Soluzioni EDP, da sempre attenta nell’offrire al mercato soluzioni efficienti e con un rapido ritorno dell’investimento, propone lo strumento di Firma Digitale Biometrica SignMeUp, fruibile con tavolette LCD. Si tratta di una soluzione completa, sicura, semplice, utilizzabile anche in mobilità, multiazienda e multilingua ed in grado di integrarsi completamente in qualsiasi ERP e in qualsiasi piattaforma di gestione documentale. Permette così un completo flusso dei documenti totalmente digitalizzato e integrato, quindi più snello, più sicuro, più veloce, più ecosostenibile e più economico.

Molte agenzie viaggi già utilizzano nelle loro sedi la soluzione di Firma Digitale Biometrica SignMeUp con grande soddisfazione.

 

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