Come scegliere uno strumento per la gestione documentale?

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Parallelamente al “mondo” ERP, le soluzioni disponibili sul mercato in ambito gestione documentale, "Document Management", sono numerose e classificabili in diverse categorie. Quindi, come orientarsi in vista di una possibile acquisizione? Come gestire le fasi del cambiamento con i suoi inevitabili passaggi?

Funzioni base

Generalmente, tutti i prodotti disponibili sul mercato, permettono le seguenti funzionalità:

  • Archiviazione
  • Ricerca documenti.

Funzioni supplementari

E’ possibile richiedere ed ottenere ulteriori servizi quali:

  • Conservazione sostitutiva o digitale
  • Soluzioni on-premise, su cloud, ibride

A livello aziendale, un software di gestione documentale ha molteplici vantaggi.

Fulcro dell’attività di un Software Documentale   è il tema della trasformazione digitale; le soluzioni disponibili sono ampiamente scalabili per rispondere ad aziende di ogni dimensione e sono concepite per essere molto facili da utilizzare, grazie a interfacce web semplici e intuitive. Particolare molto importante per chi utilizza il PC senza essere un professionista.

Ma soprattutto, i software di gestione documentale sono concepiti per interagire e dialogare con altri software già utilizzati in azienda e consentono di accedere ai dati e alle informazioni necessarie da qualsiasi dispositivo: smartphone, tablet, desktop.

Come abbiamo imparato da marzo 2020 ad oggi, la modalità di lavoro in smart working rende questo tipo di approccio semplicemente strategico.

Elencando le opportunità offerte da un Gestionale Documentale, si scopre che questo permette:

  • una riduzione della carta stampata e conseguente rispetto dell’ambiente;
  • riduzione degli spazi di archiviazione;
  • riduzione dei costi di gestione;
  • maggiore snellimento dei processi interni;
  • riservatezza delle informazioni;
  • reperibilità delle informazioni in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo con una connessione internet.

Una gestione complessivamente più vantaggiosa

Questo strumento, permette alle aziende di centralizzare tutte le informazioni, i dati e i documenti, gestendo ogni fase: dalla loro creazione, all’archiviazione fino alla conservazione a norma. Agevola ogni tipo di ricerca e condivisione rendendo più immediata la disponibilità dei documenti e ottimizzando tutta una serie di comunicazioni ed interazioni. Per questi motivi, l’azienda acquisisce un valore complessivo estremamente più forte dato dal passaggio più fluido delle informazioni.

Non da ultimo, il particolare vantaggio di rendere accessibili i documenti da qualsiasi device. Un Software Documentale garantisce questo tipo di funzione. Pensando alle aziende che prevedono, nella loro gestione quotidiana, la predisposizione e successiva compilazione (ed archiviazione) di contratti, moduli da presentare ai clienti e ai fornitori, manuali e istruzioni procedurali , con questo tipo di soluzione sono disponibili in tutti i luoghi e in qualsiasi momento sostenendo tra l’altro lo Smart Working. 

Firma grafometrica come valore aggiunto

Se un’azienda, decidesse inoltre di adottare una soluzione di Firma Grafometrica e firma digitale da remoto, lo snellimento aumenterà in maniera esponenziale, eliminando sia i costi della carta che i passaggi di persona che spesso rallentano gli iter e non consentono la finalizzazione di una vendita.

Conclusioni

Adottare una soluzione di Document Management è un passaggio chiave che determina non solo il livello di digitalizzazione di un’azienda, ma consente anche di capire quale sia l’andamento effettivo del business e se ci siano delle falle organizzative e gestionali da colmare.

Quindi la gestione complessiva dei flussi di un’azienda è strettamente connessa alla “salute” di un’organizzazione. I flussi documentali e la loro gestione rappresentano fattori di un’azienda che possono e devono interagire tra loro per guidarla verso un cambiamento reale e di qualità. L’obiettivo primario deve essere automatizzare tutti i workflow rendendoli efficienti e trasparenti.

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