Conservazione sostitutiva

Cos’è e come funziona?

Con conservazione sostitutiva ci si riferisce ad una procedura all’interno del sistema informatico che conferisce valore legale nel tempo ad un documento informatico (nato all’interno e appartenente ad un ciclo di vita in ambiente digitale). In questo modo la validità del documento è paragonabile al documento cartaceo. Questo tipo di conservazione è applicata ai documenti come le fatture elettroniche che hanno l’obbligo di conservazione per un periodo di 10 anni. Il sistema, oltre a conservare l’integrità e l’unicità del documento, si preoccupa di indicizzarlo e di restituirlo velocemente in caso di ricerca.

Ad esempio, la conservazione sostitutiva delle fatture presuppone alcuni elementi obbligatori:

  • Fattura. Creazione della fattura elettronica che crea il flusso di dati strutturati (in formato XML) con le stesse informazioni presenti nella fattura cartacea.
  • Firma digitale. Alla fattura elettronica deve essere apposta una firma elettronica qualificata. Alcuni software si pongono come intermediario con il cliente integrando la firma digitale al loro interno, sollevando così le aziende dalla necessità di acquistare separatamente gli strumenti per questo passaggio.
  • Indicizzazione. Per effettuare le ricerche in archivio ogni documento contiene una serie di dati che vengono indicizzati per la ricerca: partita IVA del cliente, n. della fattura, data ecc.
  • Marca temporale e firma. È un certificato elettronico che attesta la data e l’ora in cui al documento viene applicata la marcatura. La marca temporale determina anche l’autenticità e l’unicità del documento stesso, infatti in caso di una variazione questa decade automaticamente.
  • Lotto di conservazione. Le fatture vengono raggruppate in lotti di conservazione in base alla data. Il lotto garantisce la continuità cronologica e raggruppa tutte le fatture create in un anno temporale. La conservazione, secondo normativa, dura 10 anni. Ogni lotto è marcato e firmato mediante firma elettronica, e ciò avviene tramite un sistema certificato che garantisce il momento esatto in cui avviene la marcatura. In questo modo i lotti sono fissati nel contenuto, nella forma e nel tempo dalla firma e marca temporale.
thumb_conservazionesostitutiva_1534772444.jpg

Richiedi Informazioni

Sei interessato a questo prodotto? Compila il seguente form:
Oggetto della richiesta
Richiedi informazioni su: Conservazione Sostitutiva

A tutela della tua privacy, secondo quanto stabilito dal Regolamento (UE) 2016/679 ed in adempimento alle disposizioni del D.Lgs. 196/2003, Soluzioni EDP® S.r.l. ti garantisce che i dati personali raccolti in questo form verranno utilizzati esclusivamente per rispondere alle richieste di informazioni indicate nel campo 'messaggio' o 'oggetto della richiesta' del seguente modulo.
Dati Personali raccolti: cognome, email, nome, numero di telefono e ragione sociale.
I tuoi dati non verranno in alcun modo ceduti a terzi per finalità di marketing slegate dalle attività di Soluzioni Edp.

Per comunicare con te potremmo, per l'invio di email, avvalerci della piattaforma Mailup che, attraverso sistemi di tracciamento statistico, consente di rilevare l'apertura di un messaggio, i click effettuati sui collegamenti ipertestuali contenuti all'interno dell'email, da quale indirizzo IP o con quale tipo di browser viene aperta l'email, e altri dettagli simili. La raccolta di tali dati è funzionale all'utilizzo della piattaforma e costituisce parte integrante delle funzionalità del sistema di invio dei messaggi.

I tuoi dati verranno conservati per il tempo strettamente necessario ad adempiere alla richiesta contenuta nel form.
I tuoi dati saranno conservati per tutto il tempo necessario all'adempimento della richiesta in territorio Europeo e protetti secondo il Regolamento (UE) 2016/679.
I tuoi dati saranno protetti con tutti i migliori ed attuali sistemi di protezione.

Soluzioni EDP® S.r.l. adotta le opportune misure di sicurezza volte ad impedire l'accesso, la divulgazione, la modifica o la distruzione non autorizzate dei Dati Personali.
I tuoi dati saranno trattati presso la sede operativa di Soluzioni EDP® S.r.l. in Viale Garibaldi, 51 Vercelli (Italia). Il trattamento viene effettuato mediante strumenti informatici e/o telematici, con modalità organizzative e con logiche strettamente correlate alle finalità indicate.
Tu hai il diritto, in qualunque momento, di chiedere la modifica o la cancellazione totale (diritto all'oblio) dei tuoi dati personali in possesso di Soluzioni EDP® S.r.l.: basta una mail a privacy@soluzioniedp.it o contattandoci in altro modo.
Per conoscere nel dettaglio le politiche di privacy e di protezione dei dati personali degli utenti del sito, fermo restando quanto sopra scritto, puoi cliccare qui