Con conservazione sostitutiva ci si riferisce ad una procedura all’interno del sistema informatico che conferisce valore legale nel tempo ad un documento informatico (nato all’interno e appartenente ad un ciclo di vita in ambiente digitale). In questo modo la validità del documento è paragonabile al documento cartaceo. Questo tipo di conservazione è applicata ai documenti come le fatture elettroniche che hanno l’obbligo di conservazione per un periodo di 10 anni. Il sistema, oltre a conservare l’integrità e l’unicità del documento, si preoccupa di indicizzarlo e di restituirlo velocemente in caso di ricerca.

Ad esempio, la conservazione sostitutiva delle fatture presuppone alcuni elementi obbligatori:

• Fattura. Creazione della fattura elettronica che crea il flusso di dati strutturati (in formato XML) con le stesse informazioni presenti nella fattura cartacea.

• Firma digitale. Alla fattura elettronica deve essere apposta una firma elettronica qualificata. Alcuni software si pongono come intermediario con il cliente integrando la firma digitale al loro interno, sollevando così le aziende dalla necessità di acquistare separatamente gli strumenti per questo passaggio.

• Indicizzazione. Per effettuare le ricerche in archivio ogni documento contiene una serie di dati che vengono indicizzati per la ricerca: partita IVA del cliente, n. della fattura, data ecc.

• Marca temporale e firma. È un certificato elettronico che attesta la data e l’ora in cui al documento viene applicata la marcatura. La marca temporale determina anche l’autenticità e l’unicità del documento stesso, infatti in caso di una variazione questa decade automaticamente.

• Lotto di conservazione. Le fatture vengono raggruppate in lotti di conservazione in base alla data. Il lotto garantisce la continuità cronologica e raggruppa tutte le fatture create in un anno temporale. La conservazione, secondo normativa, dura 10 anni. Ogni lotto è marcato e firmato mediante firma elettronica, e ciò avviene tramite un sistema certificato che garantisce il momento esatto in cui avviene la marcatura. In questo modo i lotti sono fissati nel contenuto, nella forma e nel tempo dalla firma e marca temporale.