L'importanza della PEC

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Quando parliamo di Pec non parliamo di una semplice EMAIL. L’email tradizionale, dunque, solitamente non viene riconosciuta come prova valida da parte dei giudici.

Quando parliamo di Pec non parliamo di una semplice EMAIL.
La differenza tra la PEC e la normale posta elettronica ordinaria, (email),sta nel fatto che una email difficilmente può essere utilizzata, ad esempio, in un processo perché la parte ricevente può disconoscerne il contenuto o addirittura la sua ricezione. L’email tradizionale, dunque, solitamente non viene riconosciuta come prova valida da parte dei giudici.
La PEC, invece, fornisce garanzia del contenuto del messaggio e, se spedita ad uno dei soggetti che sono tenuti a farne uso, il ricevente non ha possibilità di disconoscerne il contenuto o l’avvenuta ricezione.
 
Scorriamo altri vantaggi e peculiarità della PEC.
 
Raccomandata 2.0

La PEC ha lo stesso valore legale della raccomandata A/R, dunque deve essere considerata a tutti gli effetti una raccomandata 2.0.
Al pari di una raccomandata con avviso di ricevimento, la Posta Elettronica Certificata fornisce la prova della data ed ora di invio e di quella di ricezione di un messaggio. In più, però, la PEC comprova anche il contenuto del messaggio perché lo rende immodificabile.

Il tutto, a patto che i messaggi vengano scambiati tra due indirizzi PEC e non tra una email e una PEC.
 
Privacy
Il contenuto della PEC viene mantenuto riservato tra mittente e destinatario, perchè la legge vieta ai gestori della PEC di avere conoscenza del contenuto delle informazioni trasmesse.
Su tutti i messaggi vige in sostanza un vincolo di segretezza al pari di quello riconosciuto dalla Costituzione per la normale corrispondenza.
 
Comunicare con la PA
Il valore di PEC si concretizza nel momento in cui la corrispondenza avviene tra due caselle di Posta Certificata. E poichè tutte le Pubbliche Amministrazioni italiane sono obbligate per legge ad accettare le comunicazioni a mezzo PEC, questo strumento diventa quello principe per le comunicazioni ufficiali con la PA, soprattutto se utilizzata in maniera congiunta con la firma digitale.
In questo modo è possibile depositare istanze, denunce e atti, partecipare a concorsi pubblici, richiedere documenti previdenziali, avviare pratiche amministrative ed inoltrare domande per benefici e contributi alla PA
Per le imprese che partecipano a gare pubbliche, avere una PEC è d’obbligo: il Codice degli Appalti prevede che le comunicazioni avvengano solo a mezzo PEC.
 
Comunicare con le aziende
La PEC è obbligatoria per tutte le società iscritte al Registro delle Imprese e ne rappresenta il domicilio digitale. Questo rende possibile la comunicazione, con lo stesso valore legale della raccomandata A/R, verso tutti i soggetti IVA. Qualche esempio? Con la PEC è possibile comunicare il recesso da un contratto di abbonamento o la denuncia di un sinistro all’assicurazione.
 
Comunicare con i professionisti
Stesso discorso per le comunicazioni indirizzate ai professionisti iscritti agli albi (commercialisti, avvocati, medici, architetti, notai e così via): anche per loro la PEC rappresenta il domicilio digitale e vige l’obbligo di legge di dotarsi in indirizzo PEC e di fornirlo al proprio ordine di appartenenza.
Lo stesso indirizzo PEC verrà utilizzato dai professionisti per le comunicazioni da e verso la PA.
 
Data e ora certe
Con la PEC è possibile dare data certa a qualsiasi documento: è bene ribadirlo perché si tratta di un’importante caratteristica della Posta Elettronica Certificata. Una funzione che può essere utile non solo per datare una comunicazione ma anche per attribuire una data certa ad un documento o un progetto, effettuando un auto-invio o spedendolo ad un conoscente.
Si pensi ad esempio ai problemi di copyright, la PEC può aiutare ad identificare l’autore originario di un’opera visto, tra l’altro, che la PEC certifica anche il contenuto di un messaggio, compresi gli allegati.
 
Semplificazioni
La PEC è uno strumento di semplificazione soprattutto in riferimento alle comunicazioni che per legge devono rispettare scadenze di invio e richiedono notifica di ricezione (assemblee di condominio, comunicazioni con la scuola e l’università, con il proprio datore di lavoro o con i dipendenti, disdette di servizi, messaggi alla banca, chiarimenti sulle bollette e quant’altro).
Senza contare che la PEC riduce il tempo necessario per adempiere agli obblighi di legge, consentendo di effettuare le comunicazioni necessarie direttamente dal proprio computer, avendo comunque la certezza legale della trasmissione.
 
Sicurezza delle comunicazioni
Tra i vantaggi della PEC c’è quello, non di poco conto, che i messaggi di posta elettronica certificata non contengono virus informatici e malware, perché vengono verificati, per legge, da parte dei gestori dei servizi di PEC.
Dunque la PEC offre, oltre alla certezza delle comunicazioni, la loro sicurezza.
 
Certification Authority
Utile infine precisare che con la PEC è possibile inviare documenti informatici sottoscritti con firme elettroniche qualificate conformi al Regolamento eIDAS n. 910/2014, emesse dai Certificatori Accreditati, pubblici o privati, dando così certezza sia alla data ed ora di trasmissione sia alla paternità del documento.
 
Il valore della PEC è altissimo. Per questo è importante avvalersi anche di strumenti per la sua corretta gestione, conservazione ed archiviazione. Scopri per esempio PEC MANAGER e tutti i vantaggi che ti offre.

APROFONDIMENTI SULL'USO CORRETTO DELLA PEC

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  1. La rilevanza giuridica della PEC: normativa e giurisprudenza. Vai all'articolo
  2. Una Storia di successo: il caso IPAS. Vai all'articolo
  3. Richiedi l'Ebook: Come gestire la PEC in maniera efficace. Vai all'articolo
  4. FAQ: Domande frequenti. Dubbi, quesiti e problematiche sul corretto uso della PEC. Vai all'articolo

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