Giorgio Massarenti (AMAG): il cambio di marcia nella gestione dei documenti

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Giorgio Massarenti
Giorgio Massarenti
La tavola rotonda dell’evento sulla #documentintelligence del 4 Ottobre presso il Museo dell’Auto di Torino (vedi il racconto qui ) ha avuto tra i protagonisti il Dott. Giorgio Massarenti, CED e Capo Progetto Documentale all’interno di AMAG (http://www.gruppoamag.it/ ),multiutility leader nei servizi ambientali, idrici ed energetici con sede ad Alessandria.

Anche al Dott. Massarenti sono state formulate domande a tema ‘automobilistico’ e vi condividiamo nel post che segue alcune risposte che sono state date durante la tavola rotonda che si è trasformata in una piacevole chiacchierata con i presenti, tutti molto interessati agli argomenti.

Buona lettura...o dovremmo dire buon viaggio?



Per rimanere in tema ‘automobile’, in AMAG state iniziando la vostra strada a bordo di una nuova fiammante auto. Quali sono gli elementi del sistema precedente che vi hanno fatto pensare ad una nuova ‘macchina’?


[G.M.] La “nuova” macchina si è resa necessaria principalmente per motivi gestionali/documentali: la protocollazione manuale dei più svariati documenti (mail, fax, lettere, offerte ecc...) in ingresso e in uscita senza avere la possibilità di gestire in maniera più ampia e definita tali operazioni, stava diventando materialmente una “palla al piede”, un rallentamento, che necessitava senza ombra di dubbio di un cambio di marcia (per rimanere in tema di auto...). In estrema sintesi ci siamo resi conto che sarebbe servita più efficienza, un minor dispendio di energie e un modo semplice ed efficace per archiviare, protocollare, ricercare... in una parola “gestire” a tutto tondo i documenti aziendali.



Quali sono invece gli elementi della ‘macchina’ Globe che vi hanno fatto decidere proprio in questa direzione?



[G.M.]...conseguenza di quanto detto al punto precedente è stata la scelta di Globe. Per qualche mese abbiamo analizzato ciò che il mercato potesse offrire in ambito di archiviazione documentale e, ovviamente, abbiamo vagliato più prodotti e proposte commerciali, ma alla fine la scelta è stata pressoché unanime.

Globe offre la possibilità, in modo semplice e intuitivo, di gestire qualsiasi tipo di documento: non si tratta di semplice protocollazione ma, mi ripeterò, di gestione. Questo è l’elemento principale che ha indirizzato la nostra scelta, più chiaramente un minor spreco di carta, sempre meno colleghi che vanno da un ufficio all’altro con fogli da portare e una minor quantità di mail che fanno il giro della rubrica prima di arrivare a destinazione...



Un sistema di gestione documentale può essere un’auto che si guida da sola? Perché sì o perché no?


[G.M.] In questo caso la risposta sta a metà strada tra il sì e il no; la parte più complicata di una corretta gestione documentale non dipende soltanto dal software utilizzato, ma da come si decide di organizzarsi internamente all’azienda. Vista la location in cui siamo... mi verrebbe da dire che tutto dipende dalle “regole del viaggio” che impostiamo sul nostro navigatore prima di partire e, nel nostro caso, da come e da chi guiderà il documento inizialmente attraverso il processo di archiviazione e successivamente nella gestione dello stesso.

Ora rispondo alla domanda iniziale: una volta archiviato e instradato correttamente, un documento all’interno di un sistema di gestione documentale può fare a meno del pilota e continuare a “vivere” guidando in autonomia, ma almeno inizialmente è importante che il sistema stesso venga configurato al meglio e con le regole di guida corrette.
Evento Docuemnt Intelligence la Tavola Rotonda con AMAG E CENTRALE DEL LATTE. Modera Massimo Benedetti
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