Firma Digitale Biometrica: tassello importante nel percorso di digitalizzazione dei processi documentali

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Contratti, accettazioni, deleghe, DDT, moduli per il consenso dei dati personali e della privacy sono alcuni esempi di documenti che devono essere firmati, archiviati e conservati. Come fare per gestire tutto il processo digitalmente?

Ogni Azienda a prescindere da tipologia, dimensione e mercato di riferimento, necessita di una gestione complessa di molteplici processi relativi ad iter di documenti che, dopo essere stati prodotti, devono essere firmati e quindi inseriti nel sistema informativo aziendale per la gestione in totale sicurezza del loro completo flusso informatico.

Ma quante e quali sono le tipologie di documenti che hanno questa problematica? Praticamente infinite. Pensiamo alla grande quantità di documenti bancari, assicurativi, legali, fiscali, contabili, aziendali, … Pensiamo, ad esempio, a documenti come contratti, accettazioni, deleghe, documenti di trasporto, a tutti i documenti per il consenso dei dati personali e di presa in visione della privacy. Processare questi documenti è particolarmente oneroso per le Aziende sia dal punto di vista gestionale che economico. Classicamente prevedono un flusso lungo e contorto, con interventi di risorse umane e conseguenti aggravi su tempi, costi e possibilità di errori. Tali documenti infatti nascono digitali, vengono trasformati in cartacei, vengono firmati, quindi nuovamente dematerializzati per poi essere inseriti in un sistema gestionale e documentale completo fino alla loro conservazione sostitutiva a norma.

Esiste però una tecnologica che mette a disposizione delle Imprese nuove ed efficaci soluzioni hardware e software. L’adozione della Firma Digitale Biometrica  è la soluzione con valore legale, che permette di semplificare, velocizzare, ottimizzare e mettere in sicurezza gran parte dei processi aziendali, producendo contemporaneamente una sensibile riduzione dei costi.

La Firma Digitale Biometrica o Firma Grafometrica è il tipo di firma elettronica che più si avvicina a quella classica con cui vengono firmati i documenti cartacei. L’utente appone la sua firma autografa tramite un pennino su di un dispositivo elettronico intelligente in maniera del tutto naturale, come se lo stesso facendo su un documento cartaceo. Il dispositivo rileva i dati biometrici della firma come il movimento, la velocità, la posizione, la pressione di ogni singolo punto del tratto del pennino e li codifica in modo protetto e criptato, creando un’associazione tra documento e firma.

I VANTAGGI nell'adozione della FIRMA DIGITALE BIOMETRICA

I grandi vantaggi offerti da una soluzione di Firma Grafometrica sono lampanti. Alcuni sono tangibili direttamente.

1. Non è, ad esempio, più necessario partire dal documento cartaceo e poi trasformarlo in digitali, ma viene creato direttamente un documento elettronico legale con firma autografa andando, così, ad azzerare tutti i costi legati alla carta, al toner, all’usura delle stampanti.

2. Eliminando completamente la fase di dematerializzazione dei documenti, si ottengono significativi tagli anche sui costi di scansione e archiviazione. Ma è particolarmente sensibile l’abbattimento di molteplici costi indiretti.

3. I documenti firmati sono immediatamente disponibili al Sistema Informativo aziendale ed i processi diventano così più efficienti, snelli e veloci.

4. I documenti sono condivisibili eliminando pericolose duplicazioni.

5. Si riduce significativamente la possibilità di errore umano.

6. Diminuiscono i tempi di gestione e ne beneficia globalmente tutto il flusso documentale aziendale.

Se poi consideriamo i casi che richiedono firme in mobilità, i vantaggi sono ancora più evidenti.

Attraverso la Firma Digitale Biometrica avanziamo nel processo di dematerializzazione dei documenti aziendali

Le grandi realtà stanno adottando già da tempo strumenti per la firma grafometrica, ma oggi soluzioni molto efficaci dai costi contenuti, stanno entrando sempre più nella PMI. In questo settore d’industria il volume generale di documenti è in continuo aumento ed in particolare di quelli che richiedono l’apposizione di una firma autografa. È ormai indispensabile che i Sistemi Informativi prevedano l’integrazione con Sistemi di Document Management, sempre più evoluti e allargati, andando oltre le classiche funzioni di base di gestione, organizzazione, condivisione, reperimento ed archiviazione dei documenti.

Le soluzioni di Firma Grafometrica sono un tassello fondamentale nel processo generale di digitalizzazione. Oggi un moderno e completo sistema di gestione documentale deve abbracciare l’intero ciclo di vita dei documenti dalla loro nascita fino alla loro conservazione, gestendo in modo integrato e totalmente digitalizzato anche i documenti legalmente firmati con firma grafometrica, assicurando loro anche un valore fiscale e legale tramite la conservazione sostitutiva a norma e permettendo di inviarli tramite posta elettronica anche certificata (PEC).

Soluzioni EDP è in grado di affiancare i Clienti in questo percorso di digitalizzazione dei processi aziendali, attraverso un'offerta integrata di soluzioni tecnologiche, supporti professionali specialistici e formazione. Nello specifico offre al mercato la soluzione di Firma Digitale Biometrica SignMeUp,fruibile con tavolette LCD. Si tratta di una soluzione completa, sicura, semplice, utilizzabile in mobilità, multiazienda e multilingua ed in grado di integrarsi completamente in qualsiasi ERP aziendale e in qualsiasi piattaforma di gestione documentale. Permette così un completo flusso dei documenti totalmente digitalizzato e integrato, quindi più snello, più sicuro, più veloce, più ecosostenibile e più economico. Semplicità di attivazione ed efficacia garantiscono un rapido ritorno dell’investimento. 

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