Automazione Robotizzata dei Processi: un modo innovativo per recuperare efficienza

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a cura di Giuseppe Re CEO Soluzioni EDP

Di Robot Processing Automation, Automazione Robotizzata dei Processi, comunemente chiamata RPA, se ne sta parlando sempre più e ovunque, ma regna molta confusione su cosa sia realmente, che vantaggi possa fornire ad un’azienda grande o piccola che sia.

Ma perché oggi questo forte interesse?

I motivi sono molteplici. Penso che vadano dal fatto che è certamente un argomento di moda, al fascino che può suscitare tutto ciò che è automazione in chi vuole modernizzare. Non tralascerei l’istinto di emulazione verso aziende competitor o più grandi, la continua ricerca di nuove tecnologie che possano portare benefici in termini di costi, di miglioramento dei processi aziendali e di immagine verso i clienti.

Ho la sensazione, però, che esista anche un motivo di attrazione verso il tema dell’Automazione tutt’altro che tecnologico o di business, ma di carattere antropologico, che riguardi cioè la nostra natura umana. Tutti noi, in ambito lavorativo e non, ci sentiamo motivati e realizzati se riusciamo a dedicarci il più possibile a “sfruttare” al meglio le nostre doti elaborando concetti, operando scelte e prendendo decisioni. E quindi, venendo al caso più specifico delle attività lavorative, è naturale che le persone si sentano in genere più coinvolte ed appagate nello svolgimento di quelle attività che sono a più alto valore aggiunto. 

Dott. Giuseppe Re CEO Soluzioni EDP
Dott. Giuseppe Re CEO Soluzioni EDP

A tale riguardo proviamo a guardare in modo distaccato il nostro ambiente di lavoro. Noteremo immediatamente quanto risulta diverso da quello più rilassante e umano di anni fa. Oggi l’ambiente lavorativo è caratterizzato da stress e mancanza cronica di tempo. Le attività da svolgere sono molteplici e sempre più complesse. L’azienda richiede strategie precise e decisioni sempre più rapide al fine di raggiungere gli obiettivi

Adesso abbiamo a disposizione tanta tecnologia che ci fornisce infinite informazioni, ma solo noi esseri umani possiamo trasformarle in decisioni. Ne consegue che per svolgere con soddisfazione ed in modo produttivo ed efficace il nostro lavoro dovremmo concentrarci solo sulle attività a più alto valore aggiunto. E per tutte le altre attività? La nostra aspirazione sarebbe quella di delegare sempre più tutto ciò che è routine, ripetizione, task a più basso valore aggiunto, ma che al contempo richiede precisione e gestione di grossi volumi di dati. Ma a chi potremmo demandare queste attività? L’ottimale sarebbe farle svolgere ad “entità” in grado di realizzarle rapidamente, senza stancarsi, senza distrarsi, senza sbagliare, a bassi costi, a qualsiasi orario ed in qualunque condizione.

L’Automazione Robotizzata dei Processi, RPA, entra quindi prepotentemente tra le nostre primarie esigenze ed è sempre più richiesta dal mercato. La controprova è il fatto che da un paio di anni l’adozione di soluzioni in questo ambito sta crescendo in modalità esponenziale. In particolare questo successo della RPA è supportato dalla presenza sul mercato di soluzioni avanzate di Automazione che utilizzano robot software per manipolare e comunicare con i sistemi e le applicazioni aziendali. Viene replicato in modo automatico ciò che l’utente potrebbe fare manualmente, ma con tutti i limiti introdotti dal fattore umano, come la demotivazione, la stanchezza e la conseguente introduzione di errori, l’incremento di costi e tempi al crescere dei carichi di lavoro, e così via. Questi robot software sono programmi che controllano altri programmi, sono forza lavoro digitale che riduce o addirittura sostituisce le attività manuali, senza che ne vengano modificati i processi. Non solo svolgono grandi moli di attività senza compiere errori e in modo rapidissimo, ma sono anche in grado di razionalizzare e semplificare il lavoro. I progetti di RPA sono velocemente implementabili e soprattutto consentono di valutare il ROI in modo semplice.

È, però, importante capire dove questi robot potrebbero essere facilmente applicati. Ad esempio un robot software può acquisire informazioni on line dal catasto, dall’anagrafe, dalla borsa, oppure può svolgere quelle tipiche attività di un call center, dove gli operatori devono immettere le stesse informazioni nelle applicazioni più volte dovendo gestire più compagnie telefoniche. Ma può anche richiamare automaticamente attività condizionate, ad esempio, dall’arrivo di una mail con determinate caratteristiche, che il robot è in grado di interpretare. E inoltre può avviare applicazioni, inviare file, generare report, estrarre dati da report, effettuare dei semplici data entry, eseguire tutti i controlli di correttezza formale di fatture fornitori, intervenire nella gestione delle note spese e dei rimborsi, gestire tutte le attività che scaturiscono dalla creazione di nuovi utenti aziendali o dalla cancellazione di utenti, effettuare reazioni automatiche nell’ambito di attività di monitoring, attivare le attività di backup, ecc... La RPA può, anche svolgere molte attività tipiche di un Help Desk e Service Desk, come il reset di password, la verifica delle performances di applicazioni, il controllo della connettività di collegamenti internet, l’installazione e configurazione di patches tecniche e il reboot schedulato dei server. L’Automazione Robotizzata dei Processi può estendersi anche ad un secondo livello, ad esempio, gestendo il lancio di determinate attività a seguito del risultato di attività, svolte anch’esse automaticamente.

La RPA può riguardare più piattaforme tecnologiche, con l’obiettivo finale di arrivare ad una orchestrazione spinta a più livelli dei processi di business, riducendone i tempi medi di gestione e gli errori umani. Insomma la RPA può essere applicata ai campi più svariati con tutti i benefici sopra descritti e questi robot software possono trovare un’utile applicazione ad una infinità di processi aziendali.

È, quindi, ovvio che l’Automazione Robotizzata dei Processi sia destinata ad entrare sempre più nelle aziende.

Oggi le aziende possono contare su piattaforme di Automazione potenti ed affidabili con schedulatori di job, con capacità di svolgere in automatico le più svariate attività anche molto complesse e sofisticate, senza dover scrivere una riga di codice. È, quindi, già oggi possibile orchestrare in modo flessibile le diverse applicazioni ed attività aziendali. La controprova dei vantaggi dell’Automazione Robotizzata dei Processi è costituita dal fatto che già esistono casi di aziende che riportano in Insourcing processi che erano stati esternalizzati in Outsourcing. La motivazione più importante è che con l’Automazione i costi di gestione interna di questi processi diventano competitivi rispetto alla terziarizzazione.

In un’azienda in espansione, cresce parallelamente anche il volume di tutte le attività a carico del personale. In questi contesti è fondamentale la scalabilità illimitata della RPA, che sopperisce in modo efficiente ed economico alla necessità di incrementare la forza lavoro legata alle attività più ripetitive. Considerazioni analoghe valgono per le aziende che operano in mercati ad elevata stagionalità. Per un robot software, ad esempio, è indifferente il numero di report da costruire o il numero di OCR da interpretare o il numero di ordini da processare! Una volta impostata la sua attività, può ripeterla all’infinito sempre con la massima qualità.

Tutte le previsioni concordano nell’indicare un raddoppio nei prossimi 4 anni delle soluzioni RPA presenti presso le aziende di tutte le dimensioni.

Mi sembra, quindi, importante che tutte le aziende prendano coscienza delle potenzialità della RPA, sia in termini di riduzione dei costi correnti, sia in termini di supporto a strategie di espansione.

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