Come costruire un centro di eccellenza per l’automazione: individuare i processi automatizzabili.

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Tutte le aziende di ogni tipo e dimensione possono cogliere cospicui benefici dall’automazione, a condizione che sia impostata correttamente. Tutte le aziende che prevedono processi con attività manuali lunghe, costose e ripetitive, ottengono benefici

Scritto da Giuseppe Re CEO Soluzioni EDP

Giorni fa ho ripreso il tema della RPA, Robot Processing Automation, perché è un argomento su cui vi è oggi un forte interesse ed il suo mercato è in forte e rapida ascesa. Oggi vorrei proseguire in questo approfondimento. Vai all'articolo precedente

Ricordo sinteticamente le principali caratteristiche dell’RPA:

  • Automatizza attività ripetitive tramite forza lavoro digitale,
  • Ha come punto di forza la scalabilità illimitata al crescere dei carichi di lavoro
  • Utilizza robot software per manipolare e comunicare con i sistemi e le applicazioni aziendali, non necessita di modifiche ai processi.

Nello scorso articolo avevo sottolineato che non è efficace puntare solo su soluzioni software di RPA, ma è necessario implementare una strategia a 360°, che preveda l’implementazione dei Centri di Eccellenza, CoE, per l’automazione, una sorta di Centri Servizi di Automazione per tutta l’azienda costituito da persone, software, infrastruttura e best practices. Avevo quindi suggerito il primo passo per costruire un CoE, che riguarda prevalentemente l’individuazione delle persone. Qui di seguito esaminerò altri aspetti per l’attivazione con successo di un CoE.

Tutte le aziende di qualsiasi tipo e dimensione possono cogliere cospicui benefici dall’automazione, a condizione che sia impostata correttamente. Si stanno affacciando a questa nuova tecnologia anche le medio-piccole imprese dopo le grandi imprese per le quali l’automazione è ormai irrinunciabile. Tutte le aziende che prevedono processi con attività manuali lunghe, costose e ripetitive, ottengono notevoli vantaggi dalla loro automazione.

 

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Per prima cosa è importante identificare tutti questi processi, che possono essere di vario tipo come ad esempio estrazione e importazione di dati in formato excel, elaborazione di mail in arrivo, copia/incolla con formattazione, inserimento di dati su applicazioni, interazioni con siti web, generazione di reports e fogli di calcolo, esecuzione di task giornalieri. Un’azienda, una volta identificati i processi ripetitivi che vorrebbe automatizzare, di solito non sa creare delle priorità. 

Il consiglio è considerare inizialmente solo quei processi in cui l’automazione può essere applicata “as is”, senza alcuna modifica, e magari in un secondo tempo, se necessario, reingegnerizzare i processi migliorandoli e automatizzandoli per ottenere un maggior valore aggiunto. 

Ma per scegliere l’attività di partenza da automatizzare è consigliabile utilizzare un metodo che assegni un peso ai vari criteri di analisi delle attività candidate all’automazione. Il criterio fondamentale riguarda la valutazione di quanto il risparmio di tempo del processo automatizzato impatti sull’intera azienda. Poi è importante considerare la frequenza di utilizzo del processo, quindi il tipo di impatto sul business di un eventuale errore. Vanno parimenti pesati anche lo sforzo necessario per automatizzare il processo, l’urgenza dell’attività automatizzata e la previsione di durata del processo automatizzato. 

Basilare nell’implementazione di un CoE è la corretta gestione delle aspettative di un progetto di automazione, che normalmente aumentano man mano che cresce il numero dei processi automatizzati. Bisogna avere la chiara consapevolezza che alcuni processi non si possono automatizzare completamente con costi ragionevoli e che è impossibile automatizzare la presa di decisioni a meno che non sia automatica o risultato di un algoritmo. È bene sempre tenere presente che l’RPA esegue il processo assolutamente nello stesso modo in cui veniva eseguito manualmente e quindi l’automazione non ha nessun effetto migliorativo quanto a qualità del processo stesso. I vantaggi di un processo automatizzato sono altri, riguardano la riduzione dei costi, quantizzabile con il calcolo del ROI, la motivazione del personale sollevato da compiti ripetitivi di poco valor aggiunto, il miglioramento degli SLA e della qualità del servizio al cliente, la riduzione degli errori e, soprattutto, la scalabilità con l’aumento dei carichi di lavoro, importantissimo per aziende che prevedono ad esempio attività stagionali. 

Per quanto riguarda la scelta della soluzione software il suggerimento è quello di individuare uno strumento semplice da utilizzare e con molti connettori già pronti verso i più diffusi ERP e altre applicazioni gestionali e non. Per quanto riguarda l’infrastruttura si consiglia di partire con un ambiente base: una consolle per la configurazione del processo, un server di automazione e un agente. Pian piano possono aumentare gli agenti, si possono prevedere ambienti per l’alta disponibilità e affiancare altri ambienti di automazione.     

Di questo e molto altro si è parlato durante il webinar I primi passi per costruire un’infrastruttura RPA scalabile , durante il quale è stato fatto anche un esempio di calcolo del ROI per un caso di automazione dell’attività di pagamento delle fatture fornitori da parte di un ente regionale. Inoltre, @Andrea Facchin, specialista in automazione di Soluzioni EDP, ha dimostrato dal vivo la soluzione #Automate di @HelpSystems applicandola ad un caso reale molto semplice ed ha evidenziato come sia di utilizzo facile ed intuitivo.

A tutti coloro che non hanno avuto modo di seguire questo webinar, suggerisco di richiederne la registrazione e la documentazione a Soluzioni EDP. 

Questo webinar fa parte di una serie di approfondimenti dedicati all’Enterprise Automation, che Soluzioni EDP propone con la collaborazione del partner HelpSystems, società internazionale con un portafoglio di soluzioni tecnologiche nell’area dell’automazione e robotizzazione dei processi. Per maggiori informazioni sul programam di iniziative vi invito a consultare questa pagina.

Soluzioni EDP ha le capacità e le risorse per affiancare le aziende in tutte le fasi di un progetto di RPA ed ha predisposto un’offerta che comprende soluzioni software, servizi ed attività consulenziali da parte di professionisti specializzati.

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