Il successo di un progetto di Automazione: creare un team dedicato e coinvolgere gli utenti finali

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Il mercato dell’RPA è in fortissima ascesa e un numero crescente di aziende sta acquistando software RPA. Per un progetto d'eccellenza occorre puntare sulla tecnologia ma con una strategia a 360° che coinvolga persone e processi.

Scritto da Giuseppe Re CEO Soluzioni EDP

Di #RPA, Robot Processing Automation, #automazione robotizzata dei processi, se ne sta parlando moltissimo. Ma ritengo importante un approfondimento su questo tema, vista la grande attenzione e la diffusione che sta riscontrando. 

Le caratteristiche principali dell’RPA sono facilmente sintetizzabili. Permette di automatizzare attività ripetitive tramite forza lavoro digitale. Il suo punto di forza è la scalabilità illimitata al crescere dei carichi di lavoro, poiché utilizza robot software per manipolare e comunicare con i sistemi e le applicazioni aziendali, velocizzando i processi e riducendo drasticamente gli interventi umani in attività a basso valore aggiunto, quali sono normalmente le attività ripetitive. L’elemento fondamentale è che non necessita di modificare i processi.

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Ecco perché si parla sempre più di progetti per implementare Centri di Eccellenza, #CoE, per l’automazione. Un CoE in pratica si può immaginare come un Centro Servizi di Automazione per tutta l’azienda. Il CoE centralizza le competenze, lo sviluppo e la gestione del progetto di automazione ed è costituito da persone, software, infrastruttura e best practices. I software RPA sono quindi solo una parte del progetto di automazione. Le aziende, di qualsiasi tipo e dimensione, che vogliono intraprendere con successo la strada dell’automazione, devono affrontare un serio progetto costituito da varie fasi e componenti.

Per attivare un CoE è indispensabile innanzitutto identificare le persone coinvolte e che costituiscono il team principale (Core Team). Per costruire un Core Team per prima cosa normalmente si individuano una o due persone con capacità sia funzionali che tecniche. Il team poi crescerà man mano che il progetto di automazione si amplierà nell’azienda. Queste persone hanno un ruolo chiave nel progetto. Devono essere in grado di identificare i principali processi aziendali che implicano attività ripetitive lunghe e costose e che quindi possono trarre benefici dall’automazione. Di questi processi devono saper sviluppare una dettagliata analisi funzionale, successivamente configurarne il processo di automazione, infine calcolarne il ROI. I componenti del team devono avere una spiccata capacità propositiva e generalmente hanno ruoli e profili diversificati. 

In un’azienda che affronta un progetto di RPA è importante la presenza di un evangelista, una figura fortemente convinta che l’automazione offra un’opportunità di miglioramento in specifici processi aziendali e ne sappia valutare i benefici. Ha forti capacità motivazionali, coordina un primo progetto pilota e successivamente utilizza questo progetto per giustificare l’estensione dell’RPA ad altri processi. Questo ruolo può comportare l’opportunità di diventare responsabile di una nuova area aziendale di automazione. 

Un altro punto essenziale per la riuscita di un progetto è il coinvolgimento degli utenti finali, che eseguono manualmente le attività destinate ad essere automatizzate. È importante che non abbiano la percezione di essere sostituiti dai robot, ma che siano consapevoli del fatto che i robot li alleggeriscono da pesanti attività ripetitive di poco valore. Potrebbero anche diventare gli interlocutori dei robot. Gli utenti finali coinvolti, lungi da essere un ostacolo per il progetto, dovrebbero diventarne sponsor, aspirando a svolgere lavori qualitativamente più elevati e di maggior soddisfazione.

Inoltre, grazie all’automazione, si comincia a riscontrare anche il nuovo fenomeno di aziende che fanno Insourcing di processi che erano stati dati in Outsourcing, perché i costi di gestione interna di questi processi diventano competitivi.

Una volta individuate le persone, è basilare che venga identificato correttamente il primo processo di business da cui partire per la realizzazione del più generale progetto di automazione. Si consiglia di scegliere un processo semplice, in cui l’automazione generi un’importante riduzione di costi, un miglioramento degli SLA e della qualità del servizio al cliente, una drastica riduzione degli errori e che sia scalabile. Questo progetto pilota deve essere in grado di produrre risultati rapidi, nell’arco di pochi giorni, e deve essere possibile determinarne il ROI con molta chiarezza. È fondamentale scegliere il processo giusto, dal suo successo dipende il coinvolgimento e la motivazione delle persone e la riuscita dell’intero progetto di automazione aziendale.

Di questo e molto altro si è parlato durante il webinar Best Practice dell’Automazione: persone e processi, nel quale è stata anche fatta una breve dimostrazione dal vivo di applicazione ad un semplice processo amministrativo. A tutti coloro che sono interessati a questo tema, ma non hanno avuto modo di seguire questo webinar, suggerisco vivamente di richiederne la registrazione e la documentazione a Soluzioni EDP. 

Questo webinar fa parte di una serie di approfondimenti dedicati all’Enterprise Automation, che Soluzioni EDP propone con la collaborazione del partner HelpSystems, società internazionale con un portafoglio di soluzioni tecnologiche nell’area dell’automazione e della robotizzazione dei processi. 

Per maggiori informazioni e per consultare il programam completo degli approfondimenti, vi invito a consultare questa pagina.

Soluzioni EDP ha le capacità e le risorse per affiancare i clienti in tutte le fasi di un progetto di RPA avendo predisposto un’offerta che comprende soluzioni software, servizi ed attività consulenziali da parte di professionisti specializzati.

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