DOCUMENT MANAGEMENT

DOCUMENT MANAGEMENT

PEC Manager

Sicurezza e Controllo per la tua PEC e le tue e-Mail di Gruppo

Gestisci, Organizzi, Condividi, Archivi e Conservi a norma! 

PEC -Manager è uno strumento ideato per gestire ed organizzare le E-mail e le PEC in entrata e in uscita. Ogni conversazione via e-mail o PEC viene fascicolata, permettendo in questo modo la veloce gestione dei messaggi Inbound e Outbound. Nel caso della PEC, ad ogni messaggio sono collegate le relative ricevute, è inoltre prevista la ricezione di una notifica via SMS o e-mail alla ricezione di messaggi PEC

PEC Manager consente l’assegnazione dei diversi messaggi al reparto di competenza, è anche possibile l’assegnazione al singolo operatore, in questo modo ogni messaggio viene organizzato ottimizzando i tempi di gestione e ricerca.

Gestisci, Organizzi, Condividi, Archivi e Conservi a norma! 

  • PEC Manager è’ in grado di gestire caselle E-Mail promiscue (Mail/PEC).
  • PEC Manager si interfaccia autonomamente con i gestori delle caselle. Organizza la corrispondenza di ogni singola casella rendendo accessibili le sue informazioni a gruppi profilati di utenti.
  • PEC Manager consente la distribuzione supervisionata (un supervisore può assegnare una singola Mail/PEC e/o un intero fascicolo a determinati utenti o gruppi).
Gli utenti di PEC Manager hanno necessità delle sole credenziali di accesso senza preoccuparsi dei protocolli sottostanti.

Le informazioni vengono standardizzate in modo da offrire la massima uniformità di lettura: quando si ispeziona una E-Mail PEC si accede direttamente al messaggio originale e non alla busta di trasporto.

Dal 1° Gennaio 2019 con la fatturazione elettronica che diventerà obbligatoria anche tra i privati (se sei alla ricerca di una soluzione contattaci per una demo dei nostri prodotti e servizi)  il traffico sulla PEC aumenterà notevolmente perché la PEC è uno dei canali di trasmissione previsti e crediamo che il presidio organizzato e sicuro della PEC diventerà un elemento cardine.

PERCHE’ PEC-MANAGER:

  • Organizza la corrispondenza di ogni singola casella rendendo accessibili le sue informazioni a gruppi profilati di utenti;
  • Standardizza le informazioni in modo da offrire la massima uniformità di lettura: quando si ispeziona una PEC si accede direttamente al messaggio originale e non alla busta di trasporto;
  • Abbina automaticamente messaggio e ricevuta e le organizza in modo chiaro e organizzato;
  • Offre un unico ambiente di lavoro per gestire più PEC con una logica multi utente e multi casella;
  • Gestire la corrispondenza di ogni singola casella rendendo così accessibile le sue informazioni a gruppi profilati di utenti;
  • Fascicola automaticamente più email in base alla referenza del contenuto, creando così fascicoli organici di conversazioni;
  • Archivia in modo organico le PEC in un server dedicato, lasciando quindi traccia di tutta la corrispondenza e registra le azioni eseguite dagli utenti tramite i log.

IN PIÙ

  • Organizza le caselle per unità operative;
  • Consente la distribuzione supervisionata (un supervisore può assegnare una singola Mail/PEC e/o un intero fascicolo a determinati utenti o gruppi);
  • Consente di creare degli iter per lo smistamento e la presa in carico dei messaggi;
  • Consente ls conservazione a norma di messaggi, allegati e ricevute con un avanzato sistema di Conservazione digitale accreditato AgID.

APPROFONDIMENTI

Articoli:

Scopri l'importanza della PEC e tutti i vantaggi. Quando parliamo di Pec non parliamo di una semplice EMAIL. La PEC, invece, fornisce garanzia del contenuto del messaggio e, se spedita ad uno dei soggetti che sono tenuti a farne uso, il ricevente non ha possibilità di disconoscerne il contenuto o l’avvenuta ricezione. Leggi di più

EBOOK: Come gestire la PEC in maniera EFFICIENTE

Per approfondire la tematica della Pec vi consigliamo di richiedere e consultare questo interessante E-book realizzato dal nostro partner GRUPPO CMT. Il documento prende in esame uno tra gli strumenti digitali più diffusi in azienda, ovvero la Posta Elettronica Certificata, possa non essere utilizzata correttamente se non guidata da un disegno digitale più ampio.

Per ricevere il documento completo, fai richiesta qui

IN QUALI AMBITI POSSO UTILIZZARLO?

NOTA PER LA CONSERVAZIONE DIGITALE

La conservazione digitale della PEC non è regolata da un obbligo normativo ma è doveroso conservare in maniera permanente tutte le comunicazioni e i documenti informatici allegati alla PEC ogni qual volta una legge o un regolamento lo preveda espressamente (atti, contratti, documenti a rilevanza civilistica, tributaria). La PEC rappresenta una prova legale di trasmissione ed i gestori della PEC sono obbligati a conservare per 30 mesi solo i log relativi alle operazioni svolte, senza dover provvedere alla conservazione degli allegati o delle ricevute inviate per PEC. L’efficacia probatoria del contenuto di quanto trasmesso (sia esso il messaggio di posta elettronica che l’allegato allo stesso) è garantita, nel tempo, solo da un processo di conservazione digitale a norma.

LA CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA

Tutti i messaggi di Posta Elettronica Certificata, oltre ad essere archiviati per una migliore gestione e per ottimizzarne la ricerca, potranno essere inviati in Conservazione Digitale, attribuendo ai messaggi PEC e alle ricevute allegate valore legale, grazie all’apposizione della Marca Temporale e della Firma Digitale, che permetteranno di assicurarne integrità e autenticità nonché la certezza della data di archiviazione, in conformità con la vigente normativa in materia.

Tutti i messaggi e le relative notifiche verranno resi disponibili in Archive, accessibile dalla stessa piattaforma di gestione.

PEC Manager è una soluzione del GRUPPO CMT.

Soluzioni EDP arricchisce le sue Partnership, diventando Business Partner e Rivenditore per il Nord-Ovest delle soluzioni di Conservazione Digitale a norma di Gruppo CMT, ICT Company specializzata in Gestione Digitale delle Comunicazioni. Gruppo CMT sostiene le imprese in un percorso verso il digitale realizzando soluzioni che vedono i servizi di conservazione digitale come elemento indispensabile ed abilitante di un vero percorso d’innovazione nelle aziende.Scopri di più

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