Document Management a 360°

Dall’archiviazione al content management, dalla conservazione sostitutiva alla fatturazione elettronica, per soddisfare ogni esigenza in ambito applicativo e di servizio.

DOCUMENT MANAGEMENT (GESTIONE DOCUMENTALE)

Con il termine Document Management System (DMS), letteralmente "Sistema di gestione dei documenti", si intende una categoria di soluzioni software aventi la finalità di organizzare e facilitare la creazione e soprattutto la gestione collaborativa di documenti ed altri contenuti ad essi correlati.

Tecnicamente il DMS è un'applicazione lato server che si occupa di eseguire operazioni massive sui documenti, catalogandoli ed indicizzandoli secondo determinati algoritmi.

L’implementazione di un sistema di Document Management consente di ottenere diversi vantaggi per l’azienda che l’adotta:

  • Metodologia unificata per tutta l’azienda e qualità
  • Gestione, approvazione e monitoraggio dei processi di circolazione delle informazioni
  • Integrazione con “la rete”
  • Aumento di efficienza
  • Diminuzione ritardi e “omissioni”
  • Aumento di sicurezza “sulle informazioni”
  • Pieno controllo di tutte le fasi dei flussi
  • Archiviazione automatica di tutti i documenti prodotti o ricevuti dall’azienda
  • Risparmio sui tempi e sui costi di gestione
  • Verifica autenticità (Firma elettronica)
Una gestione documentale efficiente porta quindi alle aziende una notevole serie divantaggi, una maggiore e ben organizzata disponibilità di informazioni e di conseguenza un maggior sviluppo del business. Questa soluzione in buona sostanza aiuta le imprese a venire incontro ad esigenze di gestione di vario tipo: documentale, processi, configurazione ed archiviazione sostitutiva.

Le informazioni vengono gestite in modo organizzato, diventando facilmente accessibili. La dematerializzazione dei flussi documentali permette invece la riduzione dei costi diretti e indiretti, oltre ad un’ottimizzazione dei processi di output e di ricerca dei documenti.

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